Es gibt zwei Arten von Geburtstagen: Die, bei denen alles glattläuft – und die, bei denen du mitten in der Party merkst, dass der Flaschenöffner fehlt, die Servietten oder gute Musik. Oder es ist einfach keine Spur von Planung der Party zu erkennen.
Damit dir das nicht passiert, habe ich hier eine komplette Checkliste für einen Geburtstag – von der ersten Idee bis zum Aufräumen am nächsten Morgen. Keine Floskeln, kein unnötiger Schnickschnack, sondern klar, was du brauchst.
Damit dir das nicht passiert, habe ich hier eine komplette Checkliste für einen Geburtstag – von der ersten Idee bis zum Aufräumen am nächsten Morgen. Keine Floskeln, kein unnötiger Schnickschnack, sondern klar, was du brauchst.
Partyplanung
Bei der Partyplanung geht es um den Rahmen, die grundsätzliche Organisation und das Sicherstellen der Stimmung durch passende Gäste und passende Unterhaltung.
Erste Entscheidungen zur Geburtstagsplanung
Bevor du an Deko, Musik oder Essen denkst, kläre die Basics:
- Wann, wo, wie groß und mit welchem Budget. Glaub mir: Wenn du das nicht früh festlegst, wird alles andere unnötig kompliziert. Die nächsten Punkte hängen ganz direkt an deinem Budget! Bedenke also deinen Geldrahmen.
- Ziel und Zielgruppe: Hier ist das Ziel ein Geburtstag, aber theoretisch kannst du jede Party so angehen. Kommen Kinder, Jugendliche oder mehr Rentner? Kommen trotzdem auch gegensätzliche Zielgruppen? Also was tun mit den Kindern bei der Renteneintrittseier (zum Beispiel).
- Ort und Zeit: Eine Party für Kleinkinder ist vermutlich früher, als die Party für Jugendliche. Und ja – die jungen Leute sollten ihre Party zum Großteil selbst organisieren dürfen. Auch ist das Bälleparadies im nächsten Outdoor-Spielplatz kein Ort für Personen über 40 – also denke ich.
- Motto: Kommen alle in Hemd und Hose, Anzug oder als Lieblingssuperheld? Vielleicht hast du auch ein anderes Motto im Kopf. Mottopartys können bestimmten Zielgruppen gefallen und manche sind echt cool.
- Plan B: Du planst eine Outdoor-Feier, also draußen an der Luft. Dann lege dir eine Zweite Option zurecht, für zu schlechtes Wetter.
- Der Fisch und der Köder: Der Köder muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler. Also die Party muss den Gästen (oder dem Geburtstagskind) gefallen, nicht unbedingt dir. Bedenke das bei der Musikauswahl, Location und den Gästen. Nicht jeder mag Schlager und manche Menschen mögen kleine Feiern, andere brauchen große Partys!
Diese Punkte behältst du im Hinterkopf oder auf der Checkliste für dem Geburtstag, wir werden immer wieder darauf zurückkommen. Also notieren wir schnell das Wichtige:
Rahmen für die Feier festlegen
- Datum & Uhrzeit: früh festlegen, um Wunschgäste einzuplanen.
- Art der Feier: zu Hause, im Restaurant, Outdoor, Mietlocation.
- Größe der Feier: kleine Runde oder große Party.
- Budget: früh festlegen, um später nicht zu erschrecken.
Gästeliste & Einladungen
Damit fängst du mal an – wenn du das Motto hast und du die Grundlagen nicht mehr aus den Augen verlierst. Nochmal – denke an den Fisch und dass dir kein Köder schmecken wird. Und jetzt mach die Liste – schriftlich oder digital. Lade früh genug ein, damit deine Gäste Zeit haben.
Du weißt, wen du einlädst, jedoch noch nicht wie genau. Neben der Gästeliste müssen noch folgende Punkte geklärt sein, bevor die Einladungen geschrieben werden können:
- Einladungstyp: digital (WhatsApp, E-Mail) oder klassisch auf Papier.
- Zeitpunkt: früh genug versenden (3–6 Wochen vorher).
Klassisch oder Whatsapp, geklärt! Jetzt denke an die Zielgruppe (erneut) auch beim Design. Und bitte, schreib alle wichtigen Informationen rein, dazu gehören:
- Der Anlass
- Ort, Anfahrt und Parkmöglichkeiten
- Dresscode / Motto
- Rückmeldedatum
- Beginn und Ende
- Grober Ablauf, Programmhinweis (wenn)
- Besondere Hinweise (Mitbringsel, Geschenkideen)
Location & Ausstattung
Ob Wohnzimmer, Garten oder gemieteter Saal – wichtig ist, dass es genug Platz, Sitzgelegenheiten und eine gute Anbindung gibt. Denke auch an Strom, Licht und Musik. Für deine Gäste und dich ist Folgendes wichtig:
- Erreichbarkeit (Anfahrt, Parkplätze, Barrierefreiheit)
- Größe und Aufteilung (Kapazität, Tanzfläche, Sitzplätze, Ruheraum, Außenbereich – bedenke Raucher)
- Technik (WLAN. Stühle, Stehtische, Abschließbare Handyladestationen, Fotobox)
- Bar, Getränke, gegebenenfalls klare Informationen zu Preisen
- Stimmung und Ambiente
Für dich ist zusätzlich wichtig:
- Mietdauer
- Kosten und Zusatzkosten
- Stornobedingungen
- Übergabe
Das sind also die wichtigsten Kriterien, wenn du eine Location suchst. Natürlich sollte die Location zum Motto passen, so es eines gibt. Genauso wie die Deko – das Ambiente ist deinen Gästen ja wichtig. Also der nächste Punkt!
Motto, Deko & Atmosphäre
Passt die Einrichtung und der Stil zur Art der Party (z. B. leger, elegant, kreativ)? Die Dekoration auch und ist es möglich, eigene Deko anzubringen? Gibt es Einschränkungen seitens der Location? Was du für gutes Ambiente bedenken solltest:
- Akustik: Keine unangenehmen Hall- oder Lärmbedingungen.
- Vorteile eines Mottos: roter Faden für Deko, Essen, Musik.
- Deko-Ideen: Tischdeko, Wanddeko, Beleuchtung, Blumen.
- Nachhaltige Optionen: Mehrweg statt Einweg, DIY-Deko.
- Playlist oder DJ? Musik an Stimmung anpassen.
Musik und Unterhaltung
Die Playlist oder DJ, das ist nicht alles, was zur Musik und Unterhaltung gesagt werden soll. Ein paar Programmpunkte halten die Stimmung hoch. Musik, Spiele, kleine Überraschungen – alles kann, nichts muss. Wichtig ist, dass du flexibel bleibst.
- Spiele oder Programmpunkte: Quiz, Karaoke, Tanzfläche.
- Reden oder Überraschungen planen.
- Kinderunterhaltung, falls Gäste mit Kindern kommen.
- Zeitplan erstellen, aber flexibel bleiben.
- Musikanlage testen, ggf. ausleihen.
- Playlist vorbereiten oder DJ buchen.
- Beleuchtung für Abend/Nacht.
- Verlängerungskabel, Mehrfachsteckdosen nicht vergessen.
Der grobe Plan ist damit durch. Jedoch – es gibt ein Thema, dass habe ich noch gar nicht angeschnitten, aber das ist doch Planung? Ja – aber ein ganz eigener Punkt! Das Essen und die Einkaufliste!
Camping mit Kids bedeutet Abenteuer, Freiheit und Familienzeit pur – wenn du gut vorbereitet bist. Diese Packliste fürs Campen mit Kindern ist kein starres Regelwerk, sondern eine Hilfe. Weil auch ich nicht an alles denken kann, daher: Ergänze, streiche und passe an. Vergiss jedoch nicht: Es geht darum, dass es allen gut geht. Und wenn du am Ende doch etwas vergisst? Die meisten Dinge gibt’s auch am Kiosk – wenn du Geld oder EC-Karte einpackst.
Essen, Getränke und Einkaufsliste
Ich möchte eine Welt, in der Würmer und Insekten endlich wieder schmecken. Eine Welt… in der ich aus einer Toilette trinken kann, ohne Ausschlag zu kriegen. (Zitat aus „Die nackte Kanone 2 1/2″). Solange das nicht gegeben ist, müssen wir uns auch um Essen und Getränke sorgen und das ist kompliziert!
Es beginnt bei vegetarisch und geht über vegan, dann kommen Allergien und die Worte laktosefrei und glutenfrei. Diese Personen müssen mit aggressiven Fleischfressern wie mir gemixt werden. Daher frag nicht schon auf der Einladung (das lässt Personen in einer Stimmung zum Buffet gehen), sondern habt alles einfach da!
Apropos Buffet – gibt es eines? Oder gibt es ein Menü? Auch diese Entscheidung muss auf den Tisch gebracht werden. Und die verschiedenen Religionen an den Tisch. Dann also ran an folgendes:
- Menüs & Snacks planen (Fingerfood, Buffet, Menü am Tisch).
- Getränkeauswahl: Softdrinks, Bier, Wein, ggf. Cocktails.
- Bedenke Personen, die keinen Alkohol trinken, sind nicht unbedingt nur Kinder, auch Fahrer oder Abstinenzler
- Mengenplanung pro Gast (Faustregeln unten).
- Spezielle Bedürfnisse (Vegetarier, Allergien) beachten – und wie gesagt, hab alles da, schreib was es ist, benenne ggf. Allergene, aber frag nicht in der Einladung. Ich persönlich weiß heute ohnehin nicht, ob ich in 3 Wochen vegetarisch, vegan oder Fleisch mag. Möglich ist alles und so sollten wir an die Essensplanung gehen. Hauptsache gesund.
Jetzt haben wir ein paar Dinge zum Essen bedacht, aber wie viel wird gebraucht?
Faustregeln zu Essen und Getränken
Buffet (warm + kalt)
- Hauptspeisen & Beilagen: ca. 500–700 g pro Person (inkl. Fleisch/Fisch/Gemüse)
- Salate: ca. 150–200 g pro Person
- Brot/Beilagen: ca. 50–80 g pro Person
- Dessert: ca. 100–150 g pro Person
Faustregel: Für ein vollwertiges Buffet insgesamt 800 g–1 kg pro Person einplanen.
Fingerfood / Häppchen
- Kleine Snacks: 8–10 Stück pro Person für eine Hauptmahlzeit
- Als Ergänzung zu Hauptspeise: 4–6 Stück pro Person
- Mengen: ca. 250–350 g pro Person
Tipp: Mischung aus warm/kalt, vegetarisch/Fleisch.
Kuchen & Süßes
- 1–2 Stück Kuchen pro Person (150–200 g)
- Ergänzend Obst oder kleine Desserts, um Auswahl zu bieten.
Es ist halt nicht so richtig gesund und sinnvoll, aber es ist auch Party und die Energie wird vermutlich verbrannt. Jedoch, stelle auch eine Auswahl an Obst zum Kaffee und an Gemüse zum Abend auf den Tisch.
Dauer beachten
- Kurze Party (2–3 Std.): etwas weniger einplanen, Fokus auf Fingerfood.
- Lange Feier (4+ Std.): mehr Hauptspeisen & Snacks einplanen, da Gäste mehrfach essen.
Lieber etwas zu viel planen und ggf. am nächsten Tag als Reste verwerten, als dass es zu knapp wird – hungrige Gäste bleiben nicht lange.
Letzte Partyvorbereitungen
Ein bis zwei Tage vorher kannst du die meisten Dinge erledigen: Deko, Kühlschrank auffüllen, Gläser und Geschirr hinstellen. Am Partytag selbst nur noch Kleinigkeiten.
- Gästeliste checken: Letzte Zu- oder Absagen einarbeiten.
- Zeitplan finalisieren: Wann beginnt Aufbau, Essen, Programmpunkte?
- Dienstleister bestätigen: Catering, Musik/DJ, Fotograf, Technikverleih, Deko.
- Deko & Verbrauchsmaterial: Servietten, Kerzen, Trinkhalme, Müllbeutel, Papiertücher.
- Letzte fehlende Technik oder Möbel: ggf. abholen oder liefern lassen.
- Grundreinigung: Räume, Tische, Sanitäranlagen.
- Aufbau der Möbel: Sitz- und Stehplätze einrichten, Tanzfläche freiräumen.
- Strom & Beleuchtung testen: Lichterketten, Bühnenlicht, Musikanlage, Verlängerungskabel.
- Kühlmöglichkeiten klären: Kühlschränke, Eisboxen, ggf. Getränkewagen.
- Vorbereitungen treffen: Marinieren, Vorkochen, Snacks portionieren.
- Buffet- oder Barbereich einrichten.
- Erste-Hilfe-Set bereitstellen.
- Ansprechpartner bestimmen, falls Probleme auftreten.
- Erinnerung an Gäste: Uhrzeit, Ort, evtl. Dresscode oder Mitbringliste.
- Vermutlich in einer WhatsApp-Gruppe aktivieren für kurzfristige Updates.
Nach der Feier – Alles hat ein Ende
Am nächsten Morgen: Aufräumen, Leergut wegbringen, Bilder sichern – und vielleicht schon Ideen für die nächste Party notieren. Besonders wichtig – gemeinsam mit denen machen, die am Tag zuvor zu kurz kamen.
Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Party wie die Großen und dann am nächsten morgen. Ihr kennt die Sprüche und in der Regel sind es die Frauen, die morgens auf sind und aufräumen. Pro Tip an die Herren der Schöpfung – hier zu helfen ist eigentlich selbstverständlich. Vermutlich wurden die Frauen auch bei der Organisation allein gelassen und bei den Geschenken! Ein Danke ist eigentlich zu wenig.
Achja – Geschenke!
Es gibt Menschen, die habn Listen mit Wünschen. Die kann man aushändigen. Bei mir ist das eher so, dass meine Freunde und Familie mich kennen und daher wissen, was ich brauche. Meiner Meinung nach ein schönes Zeichen und daher lasse ich diesen Punkt einfach offen. Geschenke haben etwas mit dem Geburtstag zu tun, aber keinen Platz in meiner Checkliste für Geburtstage.
Fazit, Infografik und PDF-Download der Checkliste für Geburtstagsfeiern
Nimm die Liste einfach als Stütze mit zur Planung und vielleicht wird die Party so gut, dass du demnächste noch mehr davon organisieren musst. Wenn irgendwas fehlt – schreib es dazu, fürs nächste mal und: Niemand ist perfekt, warum sollte es eine Party sein – oder eine Checkliste.
Ein Klick auf die folgende Grafik oder den Button darunter lädt die Packliste als PDF für dich herunter.
